Die Eigentümerversammlung ist einmal im Jahr der Garant für die Handlungsfähigkeit einer WEG. Hier wird über Beschlüsse abgestimmt und diese verabschiedet. In manchen Situationen ist aber ein kurzfristiger Handlungsbedarf gegeben. Beispielsweise gibt es großen Ärger mit dem aktuellen Verwalter, oder es ist ein dringender Sanierungsbedarf gegeben. Vor welchem akuten Problem eine WEG auch immer stehen mag, sie kann definitiv nicht bis zur nächsten Eigentümerversammlung warten. Um auch eine kurzfristige Handlungsfähigkeit zu gewährleisten, existieren zwei Möglichkeiten. Die erste Alternative besteht in der Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung, welche wir bereits in einem vorherigen Artikel behandelten. Die zweite Möglichkeit besteht in einem Umlaufverfahren, welches initiiert werden kann und Gegenstand dieses Artikels ist.
Das Umlaufverfahren als alternative Beschlussfassung
§ 23 Abs.3 WEG ermöglicht einer Wohnungseigentümergemeinschaft Beschlüsse zu fassen, ohne dabei auf die jährlich stattfindende Eigentümerversammlung angewiesen zu sein. So kann hier ebenfalls ein Beschluss erfolgen, sofern jeder Eigentümer seine Zustimmung in Textform erteilt. Dies führt uns bereits zur ersten Besonderheit des Umlaufverfahrens. Beschlüsse, welche durch ein Umlaufverfahren getroffen werden sollen, erfordern die Zustimmung aller Eigentümer. Eine einfache Mehrheit ist hier nicht ausreichend. Die neue WEG Reform 2020 hatte zum Ziel genau dies zu ändern, jedoch fand eine Abschaffung der Einstimmigkeitsregelung ihren Weg leider nicht in die Gesetzesänderungen. Allerdings vereinfacht die Reform das Prozedere der Zustimmung um einiges. Zuvor war es immer nötig, einen schriftlichen Antrag durchzusetzen.
Dabei besteht die Möglichkeit alle Eigentümer auf einem Papier unterschreiben zu lassen, oder eine entsprechende Ausfertigung jedem Eigentümer zukommen zu lassen. Dies stellte bereits die erste kleine Hürde im Umlaufverfahren dar. Denn eine schriftliche Zustimmung wird gerne einmal über längere Zeit unbearbeitet zwischen anderen Schreibtischdokumenten geparkt und hindert ggf. andere Eigentümer an der Unterzeichnung. Dieser Umstand ändert sich mit der WEG Novelle nun in Richtung einer zunehmenden Digitalisierung. Nun ist es auch möglich per Mail oder spezieller hierfür vorgesehener Apps seine Zustimmung zu erteilen.
Eine weitere Besonderheit des Umlaufverfahrens ist dadurch charakterisiert, dass Stimmrechtsverbote in einem solchen nicht ausgesprochen werden dürfen. Somit ist es auch Eigentümern mit Interessenskonflikten gestattet, an einer solchen Abstimmung teilzunehmen.
Von welchen Personen darf ein Umlaufverfahren initiiert werden?
In den meisten Fällen sorgt der Verwalter selbst für die Einleitung eines Umlaufverfahrens. Es wird nur schwierig, wenn gerade dieser der Grund für das Umlaufverfahren ist, da dieser abbestellt werden soll. In diesen Fällen kann sich der Verwalter wohlmöglich weigern, ein entsprechendes Umlaufverfahren zu initiieren. Es existieren sogar Fälle, in welchen unseriöse Verwalter bereits bestehende Umlaufverfahren anfechten, da angeblich nur sie ein solches einleiten dürfen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Stellvertreter und jeder Eigentümer der WEG besitzt ebenfalls die Möglichkeit, ein entsprechendes Verfahren in die Wege zu leiten.
Wie erlangt ein Umlaufbeschluss seine Gültigkeit?
Ein erfolgreiches Umlaufverfahren ist bereits schwierig genug, da ja nach wie vor die Zustimmung aller Eigentümer hierfür notwendig ist. Somit ist es umso ärgerlicher, wenn ein solches aufgrund rechtlich zu beanstandender Mängel keine Gültigkeit erlangen kann. Deshalb ist auf einige formelle Dinge in einem solchen Verfahren zu achten.
Zunächst sollte in einem entsprechenden Schreiben eine eindeutige Klarstellung erfolgen, dass der entsprechende Eigentümer durch seine Unterschrift an einem Beschlussverfahren teilnimmt und es sich nicht nur um eine bloße Meinungsumfrage handelt. Darüber hinaus sollte nicht nur der Begriff des "Beschlussantrags" klar ersichtlich sein, sondern auch dessen Zweck. Zielt ein Umlaufbeschluss beispielsweise auf die Abberufung eines Verwalter ab, so könnte die Überschrift "Beschlussantrag über die vorzeitige Abberufung des amtierenden Verwalters aus wichtigem Grund" lauten.
Haben alle Eigentümer tatsächlich ihr Einverständnis gegenüber des Beschlusses erteilt, so muss dieser zusätzlich noch verkündet werden. Dies geschieht beispielsweise in einem entsprechenden Schreiben an alle Eigentümer. Normalerweise ist auch hierfür der Verwalter zuständig. Da dieser aber in unserem fiktiven Szenario nicht hierfür bereit ist, kann die Verkündung auch durch den Initiator des Umlaufbeschlusses erfolgen. Zudem ist dieser im Anschluss in die Beschlusssammlung der WEG aufzunehmen. Da es sich bei einem Umlaufbeschluss ebenfalls um einen formellen Beschluss handelt, kann auch dieser mit einmonatiger Frist angefochten werden. Zudem sollte beachtet werden, dass ein Eigentümer trotz geleisteter Unterschrift noch während eines Umlaufverfahrens seine Zustimmung zurückziehen kann.
Wann ist ein Umlaufverfahren sinnvoll?
Wie aus den oben genannten Punkten bereits hervorgeht, ist ein Umlaufverfahren im Gegensatz zu einer Eigentümerversammlung ein schneller und unkomplizierter Weg der Beschlussfassung. Jedoch ist ein Umlaufverfahren auch am wahrscheinlichsten zum Scheitern verurteilt, da es nach wie vor der Zustimmung aller Eigentümer bedarf. Eigentümer haben oft verschiedene Vorstellungen eines geordneten Zusammenlebens und so sind Meinungsverschiedenheiten fast immer vorprogrammiert. Allein solche Gründe veranlassen einige Eigentümer ihr Einverständnis in Bezug auf ein Umlaufverfahren nicht zu geben. Die Gefahr der Ablehnung steigt somit mit der Anzahl der Eigentümer einer WEG.
Umlaufverfahren sind daher besonders in kleineren WEGs ein sehr effektives Werkzeug. Besonders gilt dies dann, wenn ein harmonisches Verhältnis zwischen allen beteiligten Eigentümern vorliegt. In sehr großen WEGs ist daher der Gang über eine außerordentliche Eigentümerversammlung der bessere Weg, da diese deutlich einfacher einzuberufen ist, wenngleich sie mit mehr Zeitaufwand korreliert.
