Eine Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums wird grundsätzlich durch drei Organe ausgeübt. Durch die jeweiligen Wohnungseigentümer, durch die Verwaltung und schließlich durch den Verwaltungsbeirat. Was es mit letzterem auf sich hat und wie genau seine Rolle in der Eigentumsverwaltung geregelt ist, ist Thema dieses Beitrags.
Aus welchen Personen besteht der Verwaltungsbeirat in einer WEG?
Der Verwaltungsbeirat besteht innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) aus insgesamt drei Mitgliedern. Dabei gibt es einen Vorsitzenden und zwei Mitglieder. Diese Personen müssen beruflich gesehen keine entsprechende Qualifikationen nachweisen. Es ist jedoch von Vorteil, wenn Rechtsanwälte, Steuerberater etc. in den Beirat gewählt werden, um dessen Kompetenzen zu steigern. Per Gesetz müssen Mitglieder des Beirats aus der entsprechenden WEG gewählt werden. Dadurch will der Gesetzgeber eine nahe Bindung der betreffenden Person zum Verwaltungsobjekt sicherstellen, um dessen Engagement zu steigern. Die Kehrseite der Medaille stellt eine evtl. parteiische Ansicht, bzw. die Durchsetzung eigener Interessen des Beiratsmitgliedes dar. Die Wahl eines Außenstehenden ist nur durch eine einstimmige Wahl der Eigentümergemeinschaft zulässig. Zudem hat dieser in Sachen Beschlusskompetenz bei Eigentümerversammlungen einige Nachteile zu erdulden, wie etwa eine Gültigkeit der Beschlussfassung, auch wenn dieser nicht geladen wurde.
Wie wird der Beirat gewählt?
Nach § 29 WEG ist die Wahl eines Verwaltungsbeirats eine optionale Möglichkeit. Finden sich keine Miteigentümer, welche als Beirat gewählt werden wollen, so ist die Wahl eines Beirats keine zwingende Vorschrift. Finden sich jedoch Kandidaten, so können diese durch einfache Stimmenmehrheit gewählt werden. Ein übliches Vorgehen ist dabei die Wahl in Teams. Es kann aber auch eine Einzelwahl stattfinden, wird diese von einem Miteigentümer verlangt. Bei dieser muss jeder einzelne Kandidat die einfache Stimmenmehrheit erreichen. Es existieren auch Gemeinschaftsordnungen, die eine Einstimmigkeit der Wahl vorschreiben. So gestaltet sich gerade in größeren WEGs eine hohe Schwierigkeit in der Beiratsbestellung. Wird in solchen Fällen der Beirat trotz geltender Regelung mehrfach auch mit einfacher Stimmenmehrheit gewählt, so kann von einer stillschweigenden Änderung der Gemeinschaftsordnung ausgegangen werden. Eine solche Wahl ist jedoch dann immer anfechtbar. Ein gewählter Beirat ist zudem nicht verpflichtet, das ihm zugetragene Amt auch tatsächlich anzutreten. Dies ergibt sich aus den Rahmenbedingungen in der Ausführung des Amtes. Oft ist die genaue Aufgabenform und Zuteilung vor der Wahl noch nicht klar und wird erst nach dieser bekannt. Ein Verwaltungsbeirat ist also nicht automatisch bei gültiger Wahl bestellt. Es darf auch kein Eigentümer zum Beiratsmitglied gewählt werden, welcher bereits eine Position als Verwalter inne hat.
Welche Aufgaben und Kompetenzen fallen dem Verwaltungsbeirat zu?
Der Verwaltungsbeirat ist als Sprachrohr der Eigentümergemeinschaft zu der Verwaltung anzusehen. Seine Aufgaben sind grundsätzlich unterstützender Natur und haben keine eigenen Beschlusskompetenzen. So werden der Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung und Kostenanschläge durch den Verwalter von dem Verwaltungsbeirat auf Sinnhaftigkeit und Richtigkeit überprüft. Anschließend gibt dieser hierzu eine Stellungnahme ab. Erst dann wird über deren Beschluss in der Eigentümerversammlung entschieden. Diese Tätigkeiten sind aber nicht strikt an den Beirat gebunden. Jedes Mitglied der Eigentümerversammlungen hat das Recht, sich Einsicht über die entsprechenden Unterlagen zu verschaffen. Ein Verwaltungsbeirat ist also keine zwingende Notwendigkeit. Jedoch bietet sich ein solcher gerade in sehr großen WEGs an, da deren Mitglieder sich oft mit solchen Aufgaben nicht befassen wollen und gleichzeitig sehr heterogen aufgestellt sind. Denn eine weitere Aufgabe des Beirats kann eine Vermittlertätigkeit zwischen der Verwaltung und den Eigentümern darstellen.
Auch hat der Vorsitzende des Beirats nach dem Ende einer Eigentümerversammlung das Versammlungsprotokoll zu unterzeichnen.
Der Verwaltungsbeirat an sich kann sich zudem untereinander besprechen und entsprechende Sitzungen einberufen. Die Einberufung obliegt hierbei dem Vorsitzenden. Hat sich der Verwaltungsbeirat zu einer Versammlung entschieden, haben nur die zuständigen Mitglieder ein Anwesenheitsrecht. Die beiden anderen Organe bestehend aus Verwaltung und Miteigentümern haben keine Teilnahmeberechtigungen. Während seiner Sitzungen kann der Verwaltungsbeirat eigene Beschlüsse fassen und diese auch protokollieren. Diese sind für die Gemeinschaft aber nicht bindend.
Gegenseitige Ansprüche und Bestimmungen
Das Amt des Verwaltungsbeirats wird in erster Linie als unentgeltlich angesehen. Es kann jedoch auch über eine Bezahlung der Mitglieder abgestimmt werden. Jedoch sind auch bei einer unentgeltlichen Amtsausführung alle anfallenden Kosten hierfür durch die Gemeinschaft zu erstatten, wie beispielsweise die Getränke bei Beiratssitzungen oder die Anschaffung von Fachliteratur über amtsübliche Tätigkeiten. Die Eigentümer können den Beirat auf eine unbestimmte Zeit bestellen. Es existieren hierfür keine Zeitobergrenzen. Gleichzeitig ist auch eine befristete Bestellung möglich. Der Beirat wiederum hat das Recht zu jeder Zeit sein Amt niederzulegen. Dabei sollte aber der Zeitpunkt der Niederlegung durch das Beiratsmitglied gut durchdacht sein. Erfolgt die Niederlegung in einer Zeit, in welcher er als Mitglied dringend nötig ist, können ggf. Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden. Der Ausstieg eines einzelnen Mitglieds löst dabei den Beirat als Organ nicht auf. Es ist nun an der Eigentümergemeinschaft ein neues Beiratsmitglied zu wählen. Liegen Pflichtverletzungen im Rahmen der Ausübung des Amtes vor, welche in ihrer Nichtausführung zu einem Schaden führen, so können Schadensersatzansprüche durch die Gemeinschaft erhoben werden. Dabei richtet sich die Höhe des Anspruchs immer an den Rahmen der Amtsausübung und nach der Kompetenz des entsprechenden Mitglieds. So hat beispielsweise ein hoch qualifizierter Steuerberater, welcher zudem für die Amtsausführung entgeltlich belohnt wird, höhere Konsequenzen zu fürchten als ein fachfernes Mitglied, das zudem unentgeltlich tätig ist.
