Die Eigentümerversammlung ist in ihrem jährlichen Zusammentreffen eines der Hauptelemente für eine handlungsfähige Wohnungseigentümergemeinschaft, in Hinsicht auf das zu verwaltende Eigentum. Da diese jedoch wie bereits erwähnt nur einmal jährlich als Entscheidungsspielraum für eine WEG vorliegt, kann dies in schwierigen Situationen eine große Belastung darstellen, da nicht flexibel genug reagiert werden kann. So hat sich beispielsweise der Verwalter in einer oder mehrerer Handlungen als nicht tauglich für das Konzept der ordnungsgemäßen Verwaltung erwiesen. Eine Erneuerung des Vertrauens scheint nicht mehr herstellbar. Doch dessen Abberufung bzw. dessen vertragliche Kündigung ist nur über die Eigentümerversammlung möglich. Um ggf. einen dringlichen Prozess hierbei zu beschleunigen, gibt es die Möglichkeit entgegen der nur jährlich stattfindenden ordentlichen Eigentümerversammlung eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen.
Wann ist die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung möglich?
Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann zu jeder Zeit im Jahr einberufen werden. Dies soll eine permanente Handlungsfähigkeit einer WEG gewährleisten. Um eine Einberufung möglich zu machen müssen hierfür 25% der Eigentümer ihre Zustimmung geben. Hierbei wird nach Kopfanzahl entscheiden und nicht nach Eigentumsanteilen. Zudem muss die Einberufung für eine solche außerordentliche Eigentümerversammlung auf dem schriftlichen Weg mitgeteilt werden. Da es sich hierbei wie im Wortlaut bereits enthalten um ein außerordentliches Treffen handelt, müssen der Einladung auch Gründe für deren Einberufung beigefügt werden.
Wer kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen?
Eine außerordentliche Eigentümerversammlung muss nach § 24 Abs. 2 des Wohnungseigentumsgesetzes durch den Verwalter einberufen werden, sofern eine 25% Mehrheit hierfür erreicht wurde. Besteht der Fall, dass Gegenstand der außerordentlichen Versammlung die Kündigung des aktuellen Verwalters ist, so besteht die Möglichkeit, dass dieser sich pflichtwidrig weigert. Für diesen Fall haben Sie über § 24 Abs. 3 die Möglichkeit, eine Einberufung über den Verwaltungsbeirat der WEG vorzunehmen. Ist für die betreffende WEG aktuell kein Verwaltungsbeirat aktiv, so kann auch der einzelne Wohnungseigentümer bei Gericht eine Vollmacht für eine Einberufung beantragen.
Wie wird eine außerordentliche Eigentümerversammlung formal richtig einberufen?
Für eine formale Richtigkeit ist die Einladung für die außerordentliche Eigentümerversammlung schriftlich zuzustellen. Die Einladungen müssen dann an jeden Eigentümer, welcher im Grundbuch als solcher eingetragen ist, ausgestellt werden. In deren Inhalt müssen zudem Ort, Datum und Uhrzeit der geplanten Versammlung angegeben werden. Des Weiteren sollten Sie in den Schreiben auf eine ausreichende Transparenz hinsichtlich der Tagesordnungspunkte achten. Es sollte sich also von jedem Eigentümer ein schneller und umfassender Überblick über die angestrebten Ziele der außerordentlichen Eigentümerversammlung gemacht werden können. In der Frist sollte die Zustellung der entsprechenden Einladungen eine Woche vor der Versammlung erfolgen. In dringlichen Angelegenheiten kann diese je nach Fall aber sogar noch unterschritten werden.
Abhaltung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung
Sowohl für die ordentliche als auch die außerordentliche Eigentümerversammlung ist der Verwalter der zuständige Leiter. In Fällen, in welchen sich der Verwalter verweigert eine außerordentliche Eigentümerversammlung abzuhalten, kann diese Aufgabe jedoch auch von dem Verwaltungsbeirat oder einem Eigentümer übernommen werden. Eine Beschlussfähigkeit der Versammlung liegt vor, wenn die anwesenden Eigentümer mit ihren Miteigentumsanteilen 50 % der Gesamtheit abdecken. Dies kann auch im Rahmen von Personen geschehen, welche von dem betreffenden Eigentümer eine Vollmacht erhalten haben. Wie auch bei der ordentlichen Eigentümerversammlung ist in der außerordentlichen Eigentümerversammlung ein Protokoll zu führen, welches am Ende durch ein bevollmächtigtes Mitglied dieser zu unterschreiben und in die Beschlusssammlung aufzunehmen ist. Ist der Verwalter bei der Versammlung anwesend, so hat er kein Stimmrecht hinsichtlich seiner Abberufung. Dies ist selbst dann der Fall, wenn ihm Stimmvollmachten durch nicht anwesende Eigentümer übertragen wurden. Kommt die außerordentliche Eigentümerversammlung am Ende zu Beschlüssen, müssen diese noch einmal explizit ausgerufen werden.
Eine außerordentliche Eigentümerversammlung stellt also die Handlungsfähigkeit einer WEG auch dann sicher, wenn es mit dem Verwalter selbst Probleme gibt und eine ordentliche Eigentümerversammlung bereits abgehalten wurde. Dabei sind von den beteiligten Eigentümern jedoch wie auch bei der ordentlichen Eigentümerversammlung alle Formalien streng einzuhalten. Werden hier Fehler begangen, können diese für eine Beschlussanfechtung herangezogen werden.
