Was ist die Jahresabrechnung?
Die Jahresabrechnung ist ein durch den Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) erstelltes Dokument, welcher während der Eigentümerversammlung vorgelegt wird. Wenn Sie sich auch für die Organisation und den Ablauf einer Eigentümerversammlung interessieren, empfehlen wir Ihnen unbedingt auch, sich unseren Artikel "Planung und Durchführung einer Eigentümerversammlung" anzusehen. Dabei veranschaulicht die Jahresabrechnung die Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft im Zeitraum des 01.1. und des 31.12. eines Jahres, durch Einzelabrechnungen und eine Gesamtrechnung. Somit stellt sich am Ende heraus, wie es um die finanzielle Lage der WEG bestellt ist. Da es dabei insbesondere um das Geld der Wohnungseigentümer geht, ist ein Grundverständnis über den genauen Inhalt anzuraten.
Wann wird die Jahresabrechnung erstellt ?
Leider ist es über das Wohnungseigentumsgesetz nicht genau geregelt, bis wann genau ein Verwalter die Jahresabrechnung bereitzustellen hat. § 28 Abs. 3 regelt lediglich, dass der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres zu deren Erstellung verpflichtet ist. Jedoch wird dies oft über Teilungserklärungen oder den Vertrag mit der Verwaltung geklärt. Ist dies nicht der Fall, so kann man sich an einem Urteil des Bundesgerichtshofes (BGH) orientieren, nach welchem der Verwalter innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres verpflichtet ist, die Jahresabrechnung fertig zu stellen. (BGH, Urteil v. 05.07.06, Az. VIII ZR 220/05)
Was muss in der Jahresabrechnung enthalten sein?
Auch in diesem Punkt schreibt das Wohnungseigentumsgesetz kein genaues Format für den Verwalter vor. Wundern Sie sich als Wohnungseigentümer also nicht, wenn die Jahresabrechnung bei einem Freund in einer anderen WEG von Ihrer abweicht. Dennoch sind bestimmte Grundkriterien durch den Verwalter einzuhalten. Folgende Inhalte sind für jede Jahresabrechnung verpflichtend:
1. Eine Gesamtdarstellung aller Einnahmen und Ausgaben der WEG für das betreffende Wirtschaftsjahr.
Diese dient vor allem zur Übersicht für die Wohnungseigentümer. In der Gesamtdarstellung einer Jahresabrechnung sind alle Einnahmen und Ausgaben der WEG festgehalten. Zudem kann sich hier ein Überblick über die finanzielle Lage der WEG erkundigt werden. Die aufgeführten Ausgaben und Einnahmen müssen dabei auch tatsächlich in der WEG entstanden und über diesbezügliche Kontobewegungen nachvollziehbar sein. Der Verwalter ist dabei dazu verpflichtet die Übersicht auch für einen Laien verständlich und nachvollziehbar zu gestalten. Daher brauchen Sie sich nicht zu schämen, wenn Sie einen Sachverhalt in der Jahresabrechnung inhaltlich nur schwer nachvollziehen können. Sprechen Sie dies in diesem Fall am besten bei Ihrem Verwalter an, denn dann sind Sie meist nicht allein.
2. Die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage für das entsprechende Wirtschaftsjahr.
Die Instandhaltungsrücklage ist ein wichtiger Puffer der WEG im Schadensfall des Gemeinschaftseigentums. Somit ist es in der Jahresabrechnung auch hier wichtig einzusehen, wie der aktuelle Stand dieser ist und wie künftige Einzahlungen gegebenenfalls angepasst werden müssen.
3. Die Einzelabrechnungen für die einzelnen Wohnungseigentümer inkl. Verteilungsschlüssel.
Neben der Gesamtrechnung sind auch die Einzelabrechnungen in einer Jahresabrechnung von elementarer Wichtigkeit. Sie zeigen auf, in wie fern jedes Wohnungs- und Teileigentum seinen Beitrag in den Gesamtkosten einer WEG besitzt. In wie weit dies der Fall ist, wird durch einen entsprechenden Verteilungsschlüssel festgelegt. Dieser richtet sich meist nach einer Vereinbarung der Gemeinschaftsordnung. Ist dies nicht der Fall, wird ein allgemeiner Verteilungsschlüssel angewendet und richtet sich nach den Miteigentumsanteilen. Wichtig hierbei ist außerdem, dass in den jeweiligen Einzelabrechnungen der Jahresabrechnung nur Kostenarten und Beträge vorhanden sein dürfen, die auch in der Gesamtrechnung zu finden sind.
Zudem ist anhand der Einzelabrechnungen zu erfahren, ob Sie als Wohnungseigentümer Erstattungen erhalten, oder Nachzahlungen leisten müssen. Dazu werden Ihre jeweiligen Anteile an den Ausgaben der WEG mit den von Ihnen erbrachten Hausgeldzahlungen verrechnet.
Wie erkenne ich eine gut ausgearbeitete Jahresabrechnung?
Natürlich ist für die Feststellung einer guten Jahresabrechnung eine genauere Betrachtung dieser nach den oben genannten Punkten nötig. Es gibt aber einige Anhaltspunkte, bei denen Sie gegebenenfalls noch einmal genauer über die Jahresabrechnung schauen sollten. Dies betrift beispielsweise die von der WEG geforderten Nachzahlungen, bzw. ein übermäßiges Schwinden der Instandhaltungsrücklage. In solchen Fällen sollte der Wirtschaftsplan darauf neu angepasst werden, da dieser nicht mehr aktuell scheint. Jedoch ist es immer wichtig diese Sachverhalte im Kontext zu sehen. Ein übermäßiger Schwund der Instandhaltungsrücklage ist nicht zwingend mit einem fehlerhaften Wirtschaftsplan korreliert. Viele Ereignisse liegen meist außerhalb des Einflusses der Hausverwaltung.
So könnte es beispielsweise in diesem Jahr zu vielen, außerplanmäßigen Schadensfällen gekommen sein, die von den vorhergesehenen Schadenssummen der letzten Jahre stark abweichen.
Ein weiters Kriterium ist Ihr Recht, dem entsprechenden Hausverwalter fragen bezüglich der erstellten Jahresabrechnung zu stellen. Das Erstellen der Jahresabrechnung zählt zu den Kernaufgaben eines Verwalters und dient oft als eine seiner wichtigsten Bemessungsgrundlagen. Dementsprechend ist es allein in seinem Interesse diese gut auszuarbeiten und sich zu allen getroffenen Punkten rechtfertigen zu können.
Somit wird ein qualitativ hochwertiger Hausverwalter alle Fragen ausführlich beantworten können. Ist dies nicht der Fall empfiehlt es sich, noch einmal eine genauere Einsicht der Jahresabrechnung vorzunehmen.
Zudem sollten Einnahmen und Ausgaben in der Gesamtrechnung genau den entsprechenden Kontobewegungen zugeordnet werden können. Einnahmen minus den Ausgaben sollten also dem aktuellen Kontostand entsprechen. In einigen Fällen kann dies aber durch Abgrenzungen durch den Verwalter nicht übereinstimmen.
Was sind Abgrenzungen?
Abgrenzungen in der Jahresabrechnung sind Zahlungen, welche außerhalb des betreffenden Wirtschaftsjahres getätigt wurden, aber in die Einnahmen und Ausgaben hineingebucht wurden. Dementsprechend liegen hierfür keine Kontobewegungen für das vergangene Jahr vor und sorgen so für unschöne Differenzen in der Gesamtrechnung. Da so die Jahresabrechnung nur schlecht nachvollziehbar ist, sind diese in den meisten Fällen unzulässig. Tritt eine solche Ausnahme auf, so sind Abgrenzungen immer gesondert und genau beschriftet aufzuführen, um eine Schlüssigkeitsprüfung zu ermöglichen.
