Rechnungsprüfer einer WEG
Aktualisiert: 25. Sept. 2020
Notwendigkeit der Rechnungsprüfung
Der Erwerb einer Eigentumswohnung lässt nicht nur den Traum der eigenen vier Wände wahr werden, sondern bringt auch Verpflichtungen mit sich. Neben der Wohnung werden außerdem Miteigentumsanteile einer Wohnungseigentümergemeinschaft erworben. Dies bringt Verpflichtungen mit sich, wie etwa die Beteiligung an den Kosten zum Erhalt des Gemeinschaftseigentums, wie etwa dem Treppenhaus. Damit das dafür bereitgestellte Haushaltsgeld der Wohnungseigentümergemeinschaft (kurz WEG) korrekt verwendet wird und unnötige Gelderverluste durch beispielsweise Doppelrechnungen vermieden werden können, ist eine Rechnungsprüfung von elementarer Wichtigkeit. Einen Richtigkeit des Buchwerkes ist für jede WEG unabdingbar.
Wer führt die Rechnungsprüfung durch?
Die Rechnungsprüfung wird durch ein ausgewähltes Mitglied der WEG durchgeführt. Nach §29 WEG kann eine WEG zur Unterstützung des Verwalters einen Beirat wählen, welcher auch die Aufgabe der Rechnungsprüfung zugeteilt bekommt. Es sind hierfür also auch Laien-Kenntnisse ausreichend. Umso wichtiger ist also ein Grundverständnis über den Ablauf und die Aufgaben einer Rechnungsprüfung.
Wann findet die Rechnungsprüfung statt?
Die Rechnungsprüfung muss vor der Zusendung der Einladungen zur jährlichen Eigentümerversammlung durchgeführt werden. Zuvor wird der Jahresabschluss durch die Hausverwaltung erarbeitet und bereitgestellt. Dafür wird ein Termin mit dem WEG-Verwalter ausgemacht. Dieser muss alle relevanten Kontoauszüge, Rechnungen und Belege, sowie die Jahresabrechnung bereitstellen.
Wie detailliert muss eine Rechnungsprüfung durchgeführt werden?
Per Gesetz ist nicht vorgeschrieben, wie detailliert eine Rechnungsprüfung durchzuführen ist. Sie kann sowohl vollständig, als auch stichprobenartig durchgeführt werden. Die Komplexität richtet sich dabei nach Größe und Unterteilung der Anlage. Werden jedoch bei einer stichprobenartigen Prüfung Mängel festgestellt, ist eine vollständige Prüfung empfohlen.
Was sind die wichtigsten Punkte, auf die es zu achten gilt?
Im folgenden wird eine Liste der wichtigsten Prüfpunkte aufgeführt:
1. Konten:
Vollständigkeit: Natürlich sollten alle Auszüge der Konten für die Prüfung vorliegen, mindestens jedoch der Anfangs- sowie der Endbestand. Dies reicht in Kombination mit dem sogenannten Einnahmen-Ausgaben-Ausweis für eine vollständige Prüfung.
Kontoart: Die aufgeführten WEG Konten müssen als "offene Fremdgeldkonten" aufgeführt werden. Eine andere Art wäre nicht zulässig.
2. Rechnungen und Belege:
Wirtschaftsjahr: Handelt es sich um das relevante Wirtschaftsjahr?
Richtige Adressierung: Es gilt immer zu prüfen, ob die Rechnungsbelege auch tatsächlich die Anschrift der Eigentümergemeinschaft enthalten. Zudem sind Steuer und Rechnungsnummern, sowie ein richtiges Datum und eine passende Leistungsbeschreibung zu prüfen.
Legitimation: Die auf den Rechnungen aufgeführten Dienstleistungen müssen immer einem ausdrücklichen Auftrag der WEG zugeordnet werden können.
Handwerker-Rechnungen: Ist die Zahlung erst nach mängelfreier Absegnung der erbrachten Leistungen erfolgt?
Verteilungssystem: Wurden gemäß der Miteigentumsanteile Einnahmen und Ausgaben korrekt den Wohnungseigentümern zugeordnet und fanden die richtigen gem. Beschlussfassung der Wohnungseigentümer beschlossenen Verteilerschlüssel Anwendung?
3. Instandhaltungsrücklage:
Legitimation: Auch hier ist zu überprüfen, ob verwendete Gelder dieser ausschließlich für gemeinsam beschlossene Maßnahmen verwendet wurden.
Anlage: Auch wenn es in der momentanen Marktlage nicht einfach erscheint, sollten angelegte Gelder der Instandhaltungsrücklage immer möglichst risikolos und zu einem maximierenden Zinssatz angelegt sein.
4. Formale Strukturen:
Übersichtlichkeit: Des Weiteren ist zu kontrollieren, ob Einnahmen und Ausgaben korrekt und formal geordnet sind.
Verständlichkeit: Es ist klar, dass nicht jeder Rechnungsprüfer einer WEG auf eine buchhalterische Ausbildung zurückblicken kann. Deshalb ist es sehr wichtig, dass vorhandene Unterlagen auch für Laien nachvollziehbar sind.
Haftbarkeit des Rechnungsprüfers
Kann man bei einem nachweisbaren Fehler der Prüfung belangt werden?
Da die Aufgabe einer Rechnungsprüfung selbst bereits ein hohes Maß an Engagement mit sich bringt, sollten potenzielle Rechnungsprüfer von WEGs nicht durch hohe drohende Strafen bei Fehlern in der Prüfung abgeschreckt werden. Daher richtet sich die Belangbarkeit des Prüfers vor allem nach seinem Wissensgrad in der Rechnungsprüfung. So wird es beispielsweise sehr unwahrscheinlich sein, einen Gärtner für einen Fehler in der Prüfung zur Rechenschaft zu ziehen.
Dies sollte jedoch niemals als Freifahrtsschein für eine oberflächliche und lustlose Prüfung genutzt werden. Ist der Fehler nachweislich auf grobe und gewollte Fahrlässigkeit zurückzuführen, kann sich auch im Falle des Gärtners die Sachlage schnell und unschön ändern.
Quellen:
https://rechnungswesenlehrer.de/die-rechnungspruefung-fuer-wohnungseigentuemer/
