Wohnungseigentümerversammlungen stellen eine der Kernaufgaben eines Verwalters dar. Die dort gefassten Beschlüsse werden dabei nicht nur in ein entsprechendes Protokoll aufgenommen, sondern sind auch in einer Beschluss-Sammlung festzuhalten. Da die Führung einer solchen Beschluss-Sammlung unter anderem mit dem finanziellen Wohlergehen eines Wohnungseigentümers verbunden sein kann, ist eine Kenntnis über die Rechtmäßigkeit und Korrektheit dieser von besonderer Wichtigkeit.
Was genau ist eine Beschluss-Sammlung?
Nach § 24 Abs. 7 WEG ist die Führung einer Beschluss-Sammlung verpflichtend für jeden Verwalter (Abs 8). Sie dient in erster Linie der Information. Beschlüsse während einer Wohnungseigentümerversammlung sind darin zu dokumentieren. Diese können im Anschluss darin durch Wohnungseigentümer, den Verwalter und auch Kaufinteressenten eingesehen werden. Diese kann jedoch auch noch im späteren Verlauf geändert werden und ist nicht zu unterschreiben. Besonders außenstehenden Kaufinteressenten raten wir daher davon ab, sich einzig und allein auf die Beschluss-Sammlung, als Informationsquelle, zu stützen.
Wie ist eine gute Beschluss-Sammlung zu führen?
Die Führung der Beschluss-Sammlung obliegt in erster Linie dem Verwalter. Anhand einer ordnungsgemäß geführten Beschluss-Sammlung lässt sich also bereits vieles über dessen Qualität aussagen. Die Führungsaufgabe ist zudem nicht auf einen Wohnungseigentümer übertragbar. Nach Wortlaut sind folgende Beschlüsse darin festzuhalten:
Verkündete Beschlüsse in einer Wohnungseigentümerversammlung (mit Ort und Datum)
Umlaufbeschlüsse (mit Ort und Datum)
Gefällte Urteile (mit Gericht, Datum und Parteien)
Die aufgeführten Beschlüsse sind mit vollem Wortlaut wiederzugeben. Wurden die festgehaltenen Beschlüsse während einer Eigentümerversammlung ausgesprochen, so ist zudem der jeweilige Tagesordnungspunkt des Beschlusses anzugeben.
Zudem existieren auch sogenannte "Negativ-Beschlüsse". Bei diesen handelt es sich um abgelehnte Beschlüsse. Auch diese Art von Beschlüssen ist einer ordnungsgemäßen Beschluss-Sammlung hinzuzufügen. Für diese gelten die selben wie oben genannten Regelungen bei der Aufnahme in die Beschluss-Sammlung. Wichtig zu wissen ist des Weiteren, dass auch Negativ-Beschlüsse anfechtbar sind.
Über das Gericht gefällte Urteile, sind mit dem Wortlaut des Urteils in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen. Dabei ist darauf zu achten, dass nicht nur Differenzen unter Wohnungseigentümern darin festzuhalten sind. Auch Rechtsstreitigkeiten mit Personen, welche nicht als Wohnungseigentümer in einer WEG gelten, sind in die Beschluss-Sammlung einzutragen. Zudem müssen durch das Gericht zugeteilte Kosten, sogenannte "Kostenfestsetzungsbeschlüsse" und durch Mahnverfahren zustande gekommene Vollstreckungsbescheide in der Niederschrift berücksichtigt werden.
Alle Eintragungen sind nach § 24 Abs. 7 WEG unverzüglich in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen. Die Formulierung "unverzüglich" impliziert eine schnellstmögliche Eintragung durch den Verwalter. Um dieser etwas schwammigen Formulierung einen rechtsmäßigen Rahmen zu geben, so ist eine Frist von fünf Werktagen durch den Gesetzgeber vorgesehen.
Die eingetragenen Beschlüsse selbst sind in korrekter Nummerierung fortlaufend aufzuführen.
Die Form der Niederschrift kann sowohl auf Papier, als auch in elektronischer Form erfolgen. Gerade für größere WEG´s raten wir zu einer Beschluss-Sammlung in elektronischer Form. Diese ist leichter zu bearbeiten und kann leichter allen Interessenten zur Verfügung gestellt werden.
Was kann gegen eine unzureichende Beschluss-Sammlung unternommen werden?
Die Führung der Beschluss-Sammlung ist eine der Kernkompetenzen einer Verwaltung. Wird diese schlecht oder gar nicht geführt, so ist eine Abberufung nach § 26 Abs. 1 WEG aus wichtigem Grund möglich. Hierfür muss eine Regelmäßigkeit in den Verstößen gegeben sein. Eine Regelmäßigkeit liegt vor, wenn ein Verwalter die Beschluss-Sammlung gar nicht führt, oder in der Führung der Beschluss-Sammlung mehrere Fehler begangen wurden. Bereits zwei Fehler können dafür ausreichend sein.
Solch gravierende Fehler können unter anderem sein:
Abstimmungsergebnisse werden mehrfach falsch aufgeführt
Beschlussanfechtungen wurden nicht aufgenommen
Die vorsätzliche Nichtaufnahme von Beschlussinhalten
Eine anhaltende mangelhafte Führung der Beschluss-Sammlung
Eine nachträgliche Korrektur durch den Verwalter bestätigt dabei nur die von ihm begangenen Fehler und rechtfertigt nicht einen Abbruch der Abberufung aus wichtigem Grund. Werden kleinere Fehler wie etwa die einmalige versehentliche Nichtaufnahme eines Beschlusses begangen, so ist das Prinzip der Regelmäßigkeit nicht gegeben. Der betreffende Verwalter kann jedoch dafür abgemahnt werden.
