Die jährliche Eigentümerversammlung
Für einen Hausverwalter stellt die Durchführung einer Eigentümerversammlung eine seiner wichtigsten Aufgaben dar. Nicht nur trifft er an diesem Tag auf alle Eigentümer, sondern es wird sich auch herausstellen, ob seine Arbeit in dem letzten Jahr von Erfolg gekrönt war. Letzteres obliegt nicht nur seiner eigenen Ansicht, sondern auch dieser der einzelnen Eigentümer. Natürlich ist es der Wunsch eines jeden Hausverwalters, dass seine Leistungen im vergangenen Jahr honoriert werden und die der Eigentümer eine gute Beschlussfassung für alle Beteiligten zu ermöglichen. Der Tag der Eigentümerversammlung ist also sowohl für die WEG, als auch den Verwalter ein bedeutsamer Termin. Die richtige Planung und Durchführung einer Eigentümerversammlung ist daher von elementarer Wichtigkeit, um am Ende den Ansprüchen aller Parteien gerecht werden zu können.
Planung einer Eigentümerversammlung
Was von vielen Hausverwaltern bereits unterschätzt wird, ist eine gut durchdachte Planung der Eigentümerversammlung. Hat sich der Hausverwalter bereits um folgende Punkte frühzeitig gekümmert, so ist bereits ein positives Mindset bei den anwesenden Eigentümern vorhanden, was den ersten Stützpfeiler einer gelungenen Eigentümerversammlung darstellt.
Die Wahl des Versammlungsortes
Zunächst stellt sich dem Hausverwalter die Frage, wo die Eigentümerversammlung abgehalten werden soll. Daher steht dieser Punkt sehr weit oben auf der Planungsliste. Grundsätzlich sollte der Ort der Eigentümmerversammlung nach den Erwartungen des Publikums ausgerichtet sein. Sind eher schwierigere Themen zu besprechen und steht schon im Voraus fest, dass hohe Erwartungen an den Hausverwalter gestellt sind, empfiehlt sich die Wahl eines etwas mehr gehobenen Ambientes.
Auch sollte der Versammlungsort gewährleisten, dass Dritte von der Versammlung ausgeschlossen werden können. Die Beschlussfassungen der Eigentümerversammlung stehen unter dem Grundsatz der Geheimhaltung unter den jeweiligen bevollmächtigten Wohnungseigentümern. Daher muss ein Ausschluss der Öffentlichkeit gewährleistet werden.
Miteinbeziehung Dritter in die Eigentümerversammlung
Achtung: In bestimmten Fällen ist es jedoch den Wohnungseigentümern gestattet eine Dritte Partei in die Eigentümerversammlung zu involvieren. Dies ist unter besonderen Gründen durch die Rechtsprechung erlaubt. Der Hausverwalter sollte diese in der Planung beachten und sich nicht vorzeitig diesbezüglich unbeliebt machen. Einige wichtige Gründe für die Hinzuziehung Dritter sind:
1. Komplexität: Einige Themen der Eigentümerversammlung können schnell für Laien sehr komplex werden. In diesen Fällen besteht das Recht, einen Sachkundigen hinzu zu ziehen.
2. Alter: Einige Eigentümer sind eventuell aufgrund von hohem Alter nicht mehr in der Lage einer Eigentümerversammlung geistig folgen zu können. Dies berechtigt sie zur Hinzuziehung eines Beraters.
Absicherung bei Reservierung des Versammlungsortes
Für einen guten Hausverwalter gilt immer der Grundsatz, sich und seine Arbeit durch schriftliche Belege abzusichern. Die Reservierung des Ortes der Eigentümerversammlung bildet hier keine Ausnahme und ist in der Planung unbedingt zu berücksichtigen. Sollte im Ernstfall eine Absage für den Versammlungsort erfolgen, kann eine zuvor erfolgreiche Reservierung durch den Hausverwalter nachgewiesen werden.
Sammlung der Tagesordnungspunkte für die Eigentümerversammlung
An sich unterliegt es dem Hausverwalter, welche Punkte er in Absprache mit dem Verwaltungsbeirat beschließt. Jedoch schon die Festlegung der Reihenfolge der Punkte für die Eigentümerversammlung, kann aus der Planung heraus für bessere Endergebnisse sorgen. Ist schon im Voraus klar, dass einige Punkte für ein erhöhtes Konfliktpotenzial sorgen könnten, sind diese stets bis zum Schluss aufzuheben. Erfahrungsgemäß sorgt dies nach Besprechung vorheriger Themen für eine höhere Harmonie in der Eigentümerversammlung.
Auch ist immer darauf zu achten, dass Beschlüsse immer eindeutig beschrieben sind. Andernfalls sind diese anfechtbar.
Erstellung und Versendung der Einladungen
Nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG gilt eine Einberufungsfrist für die Eigentümerversammlung von zwei Wochen. Ein guter Hausverwalter verschickt diese mit den Tagesordnungspunkten jedoch besser bereits früher. Denn auch die Wohnungseigentümer haben das Recht, Punkte auf die Tagesordnung zu setzen. Diese müssen zuvor beim Verwalter beantragt werden. Somit ist es für alle Parteien von großem Interesse, ein breiteres Zeitfenster zu besitzen.
Eine Einladung für die Eigentümerversammlung sollte bei deren Planung immer folgende Punkte enthalten:
Namen und Anschriften der Adressaten
Namen und Anschrift des Verwalters
Korrekte Bezeichnung der angeschriebenen Gemeinschaft
Die Tagesordnung
Den Versammlungsort der Eigentümerversammlung
Datum/Uhrzeit der Eigentümerversammlung
Durchführung der Eigentümerversammlung
Ist der Tag der Eigentümerversammlung gekommen, erfolgt nach reiflicher Planung dieser noch deren Durchführung. Im Normalfall obliegt dem Verwalter die Rolle des Vorsitzenden. Bevor eine Liste der wichtigsten Aufgaben erfolgt ist an dieser Stelle noch klar zu stellen, dass zuvor oben diskutierte Dritte, sollten sie zu der Eigentümerversammlung erscheinen, grundsätzlich das Recht besitzen, sich zu Wort zu melden. Jedoch bleibt das Abstimmungsrecht bei dem Wohnungseigentümer.
Während der laufenden Eigentümerversammlung hat der Vorsitzende die folgenden Aufgaben zu beachten:
Überprüfung der einzelnen Teilnahmeberechtigungen der Anwesenden
Ermittlung der Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung (Beschlussunfähigkeit kann beispielsweise bei Interessenkonflikten oder fehlenden Vollmachtserteilungen erfolgen)
Eröffnung der Eigentümerversammlung
Versammlungsleitung
Durchführung der Abstimmungen und Verwaltung der daraus resultierenden Ergebnisse
Eintrag der Beschlüsse in das Versammlungs-Protokoll
Eintrag der Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung
Nachbereitung der Eigentümerversammlung
Nach erfolgreicher Durchführung der Eigentümerversammlung schließt eine gute Nachbereitung das Paket für die perfekte Eigentümerversammlung ab.
In den Tagen nach der Eigentümerversammlung ist vom Verwalter schließlich ein Protokoll zu erstellen. In diesem müssen vor allem Textpassagen, Berichte, Erläuterungen und wesentliche Erklärungen der Versammlungsteilnehmer vorhanden sein. Dieses wird im Anschluss vom Versammlungsleiter, einem Wohnungseigentümer und dem Beirat unterzeichnet. Für diesen Fertigungsprozess ist eine Frist von drei Wochen vorgesehen. Eine Pflicht das Protokoll an die Eigentümer zu versenden ist meistens nicht gegeben.
Nach § 24 Abs. 7 WEG ist der Verwalter zudem verpflichtet alle getroffenen Beschlüsse in eine Beschluss-Sammlung einzutragen. Hierfür ist eine enge Frist von nicht mehr als einem Tag nach der Versammlung vorgeschrieben.
